Mit der richtigen Technik wird das Thema Steuern für KMUs stark vereinfacht

Kleines Unternehmen und trotzdem viel Verwaltung am Hals? Programme machen alles einfacher!

Ein Teil der in jedem Unternehmen anfallenden Arbeit hat weder unmittelbar mit der Produktion noch mit dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen zu tun, ist aber unverzichtbar. Das gilt auch für kleinere und mittlere Unternehmen. Dazu gehört zum Beispiel die Buchhaltung. In größeren Firmen wird diese in der Regel von einer eigenen Abteilung übernommen oder an ein anderes Unternehmen vergeben. Nicht jedes kleinere oder mittlere Unternehmen kann es sich aber leisten, extra eine Fachkraft für die betreffenden Arbeiten einzustellen oder einen externen Anbieter zu bezahlen. Oft besteht dann die einzige Möglichkeit darin, dass die Buchhaltung von einem Angestellten oder dem Chef selbst zusätzlich zu seinen sonstigen Aufgaben übernommen wird. Für Freudenschreie bei den Betroffenen sorgt dies selten.

Glücklicherweise gibt es mittlerweile eine Reihe an hochwertigen Programmen für Lohnabrechnung, Buchhaltung und die lästige Steuererklärung. Sie tragen entscheidend dazu bei, dass die ungeliebten Arbeiten weniger Zeit in Anspruch nehmen und auch von Menschen durchgeführt werden können, die keine ausgebildeten Buchhalter oder Steuerberater sind. Auf diese Weise werden Ressourcen für die eigene Geschäftstätigkeit frei.

Programme zur Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist mit mehr Mühe verbunden, als von Laien oft angenommen wird. Schließlich beinhaltet sie nicht nur Lohn- und Gehaltsabrechnungen, auch die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen an die Sozial- und Krankenkassen müssen versandt werden. Damit nimmt dieser Bereich schon in kleinen und mittleren Unternehmen viel Zeit in Anspruch. Auf die Hilfe durch entsprechende Software verzichtet heute kaum noch eine Firma bei der Lohnabrechnung - schon allein aufgrund der häufig wechselnden rechtlichen Vorschriften.

Wer sich zum ersten Mal auf die Suche nach einem geeigneten Programm macht, sieht sich zunächst mit zwei Varianten konfrontiert:

  • kostenpflichtige Software
  • Freeware

Wie in den meisten anderen Bereichen gilt auch hier, dass komplett kostenlose Programme kaum mit ihren kostenpflichtigen Konkurrenten mithalten können. Zwar gibt es bereits Freeware, mit der eine einfache Verwaltung von Löhnen und Gehältern möglich ist. Aber in der Regel profitieren Nutzer erst bei kostenpflichtigen Programmen wie Sage einfachLohn, welches bei der auch als Testversion zur Verfügung steht, mit einer ELSTER-Schnittstelle, mit deren Hilfe sie Lohnsteuerbescheinigungen und Anmeldungen direkt an das Finanzamt übermitteln können.

Wichtig ist auch, dass Programme zur Lohnabrechnung durch regelmäßige Updates auf dem neuesten Stand gehalten werden, sodass Abrechnungen immer den geltenden Vorschriften entsprechen. Darüber hinaus gibt es unzählige Funktionen zur Auswahl. Wie nützlich diese sind, hängt entscheidend von der Größe und der Art des betreffenden Betriebes ab.

Tipp: Für Einsteiger, die ihre Lohnbuchhaltung selbst machen möchten, lohnt es sich oft, verschiedene Testversionen miteinander zu vergleichen, bevor sie eine Entscheidung treffen.

Buchhaltungssoftware - die Auswahl ist groß

Buchhaltung ist weit mehr als nur Lohnabrechnung. Entsprechend übernimmt eine gute Buchhaltungssoftware eine Reihe verschiedener Aufgaben, darunter die folgenden:

  • Erfassung, Dokumentation und Verarbeitung aller finanzieller Vorgänge
  • Verwaltung der Kundendaten
  • Rechnungsprüfung
  • Aufgabenerstellung
  • Verbindung zum Onlinebanking
  • Erstellung von Bilanzen und Planung

Auch bei der Auswahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware spielt es eine entscheidende Rolle, um welches Unternehmen es sich handelt. Nicht immer ist beispielsweise eine Bilanzierung gefordert. Wichtig ist aber in jedem Fall, dass das betreffende Programm den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Regelmäßige Updates gewährleisten, dass die Software und damit auch ihre Buchhaltung auf dem neuesten Stand bleiben. Buchhaltungssoftware gibt es ebenfalls zum Nulltarif, doch hier sind die Unterschiede zwischen kostenlos und kostenpflichtig in der Regel noch größer als bei Programmen, die allein zur Lohnabrechnung gedacht sind.

Für alle, die die Buchhaltung in einem Unternehmen übernehmen, ohne in der Materie ausgebildet zu sein, ist es besonders wichtig, dass eine Software einfach verständlich und gut zu bedienen ist. Aus diesem Grund sollten vor dem Erwerb durchaus erst mehrere Versionen getestet werden. So erkennt der betreffende Mitarbeiter schnell, welche Software am besten zu ihm passt.

Steuersoftware - Helfer im Dickicht der Gesetze

Mit der Steuer beschäftigen sich die wenigsten freiwillig. Allerdings kommt kaum ein Mensch darum herum, zumindest sobald er einmal im Berufsleben angekommen ist. Mit einer geeigneten Steuersoftware sparen bereits normale Arbeitgeber viel Geld – das sonst der Steuerberater erhalten würde. Wie die berichtet, nimmt die Zahl derjenigen, die solche Programme in Anspruch nehmen, stetig zu.

Für Unternehmen stellt sich das Thema noch einmal komplizierter dar. In umfangreichen Buchhaltungsprogrammen ist die Bearbeitung der Steuer in der Regel bereits enthalten. Wer sich eine solche Software zunächst sparen und auf ein reines Steuerprogramm zurückgreifen möchte, findet kostengünstige Programme im Handel, die für Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen gleichermaßen geeignet sind. Der Nachteil an einer solchen Software ist, dass sie jedes Jahr neu gekauft werden muss, damit sie auf dem aktuellen Stand ist. Das kommt den Käufer aber immer noch deutlich billiger als ein Steuerberater.

Während sich die populärsten Vertreter im Bereich Steuersoftware in den Funktionen stark gleichen, bestehen in der Übersichtlichkeit und Bedienung häufig deutliche Unterschiede. Vermehrt arbeiten Programme mit Videos, die dem Nutzer auch komplizierte Sachverhalte möglichst einfach erklären sollen und es ihm so ermöglichen, jeden eventuell vorhandenen finanziellen Vorteil zu nutzen. Häufig werden Anwender mittels Interviews durch die Erstellung der Steuererklärung geleitet. Außerdem können mittlerweile oft Belege durch Einscannen direkt in das Programm übernommen werden. Das wirkt dem Papierchaos in den eigenen vier Wänden entgegen. Die fertige Steuererklärung kann dann einfach über verschickt werden.

Steuererklärung für KMUs

Die Steuererklärung - auch für kleine Unternehmen jedes Mal Mehrarbeit, die viel Zeit in Anspruch nimmt!

 

Nicht immer ersetzt Software den Profi

Selbstständige und kleine Unternehmen können durch geeignete Software viel Geld und auch Zeit sparen. Ab einer bestimmten Größe des Unternehmens sind die Anforderungen allerdings häufig zu hoch für Laien – auch mit hochwertigen Computerprogrammen. Dann ist eine professionelle Buchhaltung unverzichtbar. Schließlich besteht immer das Risiko, dass sich Anwender ohne entsprechendes Wissen in dem Dschungel an rechtlichen Vorschriften und Formalitäten verlieren. Im Zweifelsfall kann dies sogar zu finanziellen Verlusten führen, die höher sind als die Kosten für die Beauftragung eines Buchhaltungsunternehmens oder Steuerberaters. Es gilt also, gründlich abzuwägen, welche Option die bessere ist, sowohl kurzfristig als auch langfristig. Auf diese Weise vermeiden Unternehmen Ärger mit dem Finanzamt und sparen zudem oftmals auch eine ganze Menge Geld.

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